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Jul
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Externer Datenschutzbeauftragter - Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichten von Daten

Externer Datenschutzbeauftragter Berlin Brandenburg - Aufbewahrungsfristen AufbewahrungspflichtenAutor: Felix Ginthum, Rechtsanwalt

Das Bundesdatengesetz regelt die Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten (im Weiteren persönliche Daten) nur vereinzelt. Denn grundsätzlich geht das Bundesdatenschutzgesetz von einem Verbot der Verwendung und Aufbewahrung persönlicher Daten aus, die unter dem Vorbehalt dieser Ausnahmen bestehen:

*  es besteht eine Rechtsgrundlage zur Verwendung der persönlichen Daten  

oder

*  es liegt eine Einwilligung der Betroffenen vor.

  

Gesetzliche Regelungen

Für die datenschutzrechtliche Beurteilung der Aufbewahrungspflichten sind Fristen und Regelungen in § 35 des Bundesdatenschutzgesetzes zu beachten. Werden persönliche Daten ohne Rechtsgrundlage aufbewahrt, dann muss die Einwilligung des Betroffenen eingeholt werden bzw. vorliegen. Liegt keine Einwilligung vor und beseht keine Rechtsgrundlage für die Verwendung persönlicher Daten sind diese umgehend zu löschen und sollte diese Löschung technisch nicht möglich sein oder mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden seine, müssen diese Daten gesperrt werden.

Ferner sind eine Reihe weiterer Rechtsgrundlagen mit der Angabe von Aufbewahrungsfristen zu beachten:

*  Abgabenverordnung (Steuergesetze)

*  Bürgerliches Gesetzbuch

*  Handelsgesetzbuch

*  Produkthaftungsgesetz

*  Individualverträge

*  Betriebsvereinbarungen

*  Prozessordnungen (ZPO, ArbeitsgerichtsG, StPO)

*  Banken- und Versicherungsgesetze

*  Verordnung über Entsorgungsfristen

  

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen

Die zentralen steuerrechtlichen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen werden in  § 147 Abs. 1 Abgabenordung geregelt ( Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege u. a.). Die  Aufbewahrungsfristen hierfür werden  in § 147 Abs. 3 Abgabenordnung geregelt. 

Entsprechend gilt für die Archivierung von Daten und Unterlagen eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz. Ebenso sind von dieser zehnjährigen Aufbewahrungsfrist solche Unterlagen mitumfasst, die zu dem Verständnis notwendigen Arbeitsanweisungen sowie sonstigen Organisationsunterlagen des Archivs erforderlich sind.

Eine sechsjährige Archivierungspflicht gilt für alle übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, wie z. B.  empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe.

  

Anforderungen an das Archivsystem

Im Zusammenhang mit der Aufbewahrung bis zur Wiedergabe der aufbewahrungspflichtigen Informationen zu jedem beliebigen Zeitpunkt bis zum jeweiligen Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, ergeben sich spezifische Anforderungen an das Archiv-System. Das Archiv-System muss die gesetzlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) / Abgabenordung (AO)  in Verbindung mit den Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)  gewährleisten

Stichpunktartig lässt sich der Einsatz eines Archiv-Systems grundsätzlich in drei Bereiche einteilen:

*  ordnungsgemäße Aufzeichnung (Transformation),

*  ordnungsgemäße Aufbewahrung,

*  ordnungsgemäße Wiedergabe der aufbewahrungspflichtigen Informationen.

Dabei ist die Aufzeichnung (Übertragung von einem Speichermedium auf ein anderes Speichermedium) von aufbewahrungspflichtigen Informationen nur dann ordnungsgemäß, wenn die Transformation vollständig, richtig und nachvollziehbar gelingt und entsprechend einem festgelegten Verfahren, welches in einer  Verfahrensdokumentation festgehalten ist, durchgeführt wird.

Die Aufbewahrung ist dann ordnungsgemäß, wenn für die Dauer der Aufbewahrung die aufzubewahrenden Informationen auf dem Speichermedium bildlich (analog) oder inhaltlich (digital) erhalten bleiben, die Speicherung geordnet und vor Missbrauch und Zerstörung geschützt ist, die Daten während der Zeit der Aufbewahrungsdauer jederzeit verfügbar sind sowie in angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Die jederzeitige Verfügbarkeit der Daten ist in § 257 Abs. 3, Ziffer 2 HGB und § 147 Abs. 2 Ziffer 2 AO begründet.

  

  

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