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Mitarbeiterdaten im Internet? Was darf wie veröffentlicht werden?

externer Datenschutzbeauftragter Berlin Brandenburg - Mitarbeiterdaten im InternetVerfasser: Felix Ginthum, Rechtsanwalt u. externer Datenschutzbeauftragter (TÜV Nord)

Im Zuge der Digitalisierung gehen Unternehmen und Behörden immer mehr dazu über Daten ihrer Beschäftigten zu publizieren (Name, dienstliche Erreichbarkeit, E-Mailadresse, Veröffentlichung von Fotos im Internet oder Intranet, Namen auf Organigrammen u. ä.). Dieser Service und diese Transparenz sind heute kaum mehr wegzudenken. Gut so -  wenn man als Unternehmen nicht vergisst, die personenbezogenen Daten seiner Mitarbeiter datenschutzkonform zu behandeln. Denn Veröffentlichungen im Internet sind für jedermann, zu jeder Zeit zugänglich und die Informationen können von Dritten leicht in anderen Zusammenhängen genutzt werden. Nachfolgend daher ein kurzer Abriss, was man als modernes Unternehmen darf und was nicht.

  

Welche Mitarbeiterdaten sind geschützt?

Per se sind alle Mitarbeiterdaten personenbezogene Daten. Der Begriff des Mitarbeiters ist im Gegensatz zu dem Arbeitsrecht gemäß § 3 Nr. 11 BDSG sehr weit auszulegen. Zu den Mitarbeitern eines Unternehmens gehören auch die Personen mit arbeitnehmerähnlicher Stellung.

Auch der Praktikant oder der Leiharbeitnehmer steht unter dem Schutz des Gesetzes. Soweit Einzelne argumentieren, dass Daten über sogenannte Funktionsträger (Name, Funktion, dienstliche Bezeichnung) nicht personenbezogene Daten seien, ist diese Ansicht seit der Verbreitung der Daten im Internet nicht mehr haltbar.

  

Grundlagen der Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten

Eine Zulässigkeit der Datennutzung von Mitarbeiterdaten richtet sich bei Unternehmen und der Bundesverwaltung nach den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und bei der Landesverwaltung nach den jeweiligen Datenschutzbestimmungen der Länder. Sieht man von Ausnahmefällen ab, in denen z. B. gesellschaftsrechtliche Publikationspflichten bestehen, ist die Veröffentlichung personenbezogener Daten von Beschäftigten nur in engen Grenzen zulässig.

Für die Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten gilt nach § 32 Abs. 1 BDSG der Grundsatz: Jede Verarbeitung (somit auch die Veröffentlichung) von Mitarbeiterdaten bedarf einer a) gesetzlichen Erlaubnis oder b) der Einwilligung der Betroffenen.

  

Publikation von Mitarbeiter-Daten zur Erfüllung einer Pflicht aus dem Arbeitsvertrag

Im Einzelfall kann eine Veröffentlichung von personenbezogenen Daten von Mitarbeitern eines Unternehmens oder einer öffentlichen Einrichtung im Internet gemäß der Erfüllung arbeitsvertraglicher Pflichten zulässig sein, wenn die Veröffentlichung in Zusammenhang mit der ausgeübten Tätigkeit und somit in Erfüllung der Arbeitspflicht erfolgt.

Auch müssen Mitarbeiter, die das Unternehmen nach Außen repräsentieren (Geschäftsführer, Außendienstmitarbeiter, Kundendienst, Beschwerdemanagement-Hotlines usw.) eine  Veröffentlichung ihrer Kontaktdaten auch im Internet hinnehmen. In öffentlichen Stellen muss entsprechend der Dienstverkehr es erfordern, dass z. B. die Behördenleitung nach Außen in Erscheinung treten muss.

  

Besonderheit: Publikation von Bildern von Mitarbeitern

Hier gilt die eiserne Regel: Ohne Einwilligung der Mitarbeiter dürfen Bildnisse nicht verbreitet werden.

Für die Veröffentlichung von Bildnern auf der unternehmenseigenen Webpräsenz, in Broschüren u. a. gilt: Neben dem Datenschutzgesetz ist bei den Mitarbeitern § 22 Kunsturhebergesetz (KUG) zu beachten. Danach können Bildnisse nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. Die Einwilligung ist schriftlich zu erklären. Darüber hinaus kann es sich bei Bildern um sogenannte besondere Arten personenbezogener Daten im Sinne des § 3 Abs. 9 BDSG handeln, so dass diese noch stärker geschützt werden.

  

Praxistipp von externer-datenschutzbeauftragter24.de

Konkrete Bewertungen, ob die Verwendung der Mitarbeiterdaten, z. B. im Intranet unter Berücksichtigung der Interessen beider Parteien erforderlich ist, erfolgt anhand des Einzelfall und im Hinblick auf die jeweilige Funktion des Mitarbeiters im Unternehmen.  Ideal ist es, wenn Sie in diesen Angelegenheiten Ihr betrieblicher oder externer Datenschutzbeauftragter unterstützt. So sind Sie immer auf der sicheren Seiten.

  

  

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