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Nov
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Weihnachtsgrüße vom Datenschutz: digitale Stolpersteine

Externer Datenschutzbeauftragter Berlin Brandenburg - betrieblicher Datenschutz und WeihnachtsfgruesseVerfasser: Felix Ginthum, Rechtsanwalt u. externer Datenschutzbeauftragter (TÜV Nord)

Alle Jahre wieder: Das Jahr neigt sich dem Ende. In der dunklen, kalten Jahreszeit erinnern die Lichter daran, dass auch diesem Winter ein Frühling folgt. Damit zwischen Arbeit, Weihnachtsmarkt und Festtagsvorbereitungen erst gar kein Stress aufkommt, möchten wir zum Weihnachtsfest jetzt schon auf einige Fallstricke beim betrieblichen Datenschutz aufmerksam machen. Der Vorweihnachtsstress wird wieder eine Hektik erzeugen, so dass es jetzt schon für Unternehmen wichtig ist auf ein paar Regeln und Grundsätzen hinzuweisen.

  

Weihnachtsgrüße vom Herzen

Jeder persönliche Gruß enthält personenbezogene Daten. Nicht nur das Schenken, sondern auch der Versand von persönlichen Weihnachtsgrüßen zum Fest gehört dazu. Dabei sind die datenschutzrechtlichen Stolpersteine nicht immer leicht erkennbar, da die Weihnachtsgrüße eine Freude bereiten sollen und einfach ein „Danke“ ausdrücken sollen.

Denken Sie jedoch daran: Gerade der digitale Gruß per E-Mail kann riskant sein. Auch ein gutgemeinter Gruß kann Werbung darstellen. So ist Werbung immer dann anzunehmen, wenn das Ansehen des Unternehmens, der Absatz von Waren oder Dienstleistungen gefördert werden soll, in dem die Geschäftsbeziehung zum Kunden gepflegt wird. Und wird die E-Mailadresse eines Verbrauchers oder Unternehmers für Werbezwecke genutzt, muss man die vorherige Zustimmung zur Versendung an den E-Mail Adressaten haben. Die Zusendung kann auch ein Wettbewerbsverstoß darstellen. Nur für den Fall nach § 7 Abs. 3 (Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) sieht Ausnahmen hierzu vor.

  

Weihnachtsgrüße richtig  - Tipps von externer-datenschutzbeauftragter24.de

Wenn Ihr Unternehmen Weihnachtsgrüße an Kunden, Kooperationspartner und Interessenten verschickt, dann hat externer-datenschutzbeauftragter24.de folgende Tipps für Sie:

  

Via E-Mail

Versenden Sie keinen digitalen Weihnachtsgruß via E-Mail an Geschäftspartner und Kunden ohne die hierfür erforderliche Einwilligung zu haben. Beachten Sie bei dem Versand von Weihnachtsgrüßen per E-Mail-Verteiler, dass die E-Mail Empfänger ausschließlich in der Bcc-Zeile eingetragen werden, um zu vermeiden, dass alle Empfänger erfahren, wer sonst noch Adressat der Weihnachtsgrüße war. Aus Erfahrung weiß man, dass die E-Mail Grußkarten mit teils aufwändigen Grafiken und Bildern ausgeschmückt werden. Bedenken  Sie dabei, dass häufig die Grafiken oder Bilddaten unter Verstoß gegen das Urheberrecht kopiert und verwendet werden. Die unerlaubte Nutzung von Fotos löst eine Reihe von Ansprüchen des Urhebers aus: Ansprüche auf Unterlassung, Schadenersatz und Nennung des Fotografen.

  

Via Post

Wenn Sie Ihre Weihnachtsgrüße mit der Post versenden sind Sie mit dieser Art des Versandes auf der sicheren Seite. Doch auch hier sollte vor dem Versand gefragt werden, ob der Empfänger ggf. eine Erklärung abgegeben hat keine Werbung erhalten zu wollen.

  

Social Media: Fotos von der Weihnachtsfeier als Stolperstein

Auch bei der Veröffentlichung von Mitarbeiter Fotos von der Weihnachtsfeier auf Facebook & Co. ist Vorsicht geboten. Es ist verständlich, dass viele die besonderen Momente einer vergnüglichen Feier gerne teilen und zeigen. Doch beachten Sie, dass jeder das Recht am eigenen Bild hat. Jegliche Fotos sind daher grundsätzlich nur mit Zustimmung des Betroffenen zulässig. Dieser soll darüber bestimmen können, wie ein Foto, ein Video von ihm an Dritte bzw. die Öffentlichkeit weiter gegeben wird.

  

Kleine Geschenke vom Weihnachtsmann: Bestechung & Co.

Wenn über digitale Grüße hinaus der Weihnachtsmann spendabel ist, sollten noch andere Gesichtspunkte über den betrieblichen Datenschutz hinaus beachtet werden: Compliance.

Häufig haben Unternehmen klare Regeln definiert, um Unsicherheiten beim Schenken zu vermeiden. So werden z. B. Wertgrenzen für Geschenke bestimmt, dass Zuwendungen bis zu einem Wert von 40,00 EUR unproblematisch einzuordnen sind. Strikt sollten die Wertgrenzen dann auch eingehalten werden – nach allen Richtungen.

Sicherer ist es ein zweifelhaftes Geschenk dankend abzulehnen und es mit freundlichen Zeilen an dem Schenker zurückzusenden. Auch das Annehmen von Eintrittskarten für Fußballspiele oder Musicals kann sich als Stolperstein herausstellen.

Sofern Sie keinen Compliance-Beauftragten haben ist jetzt die richtige Zeit sowohl für das Schenken, als auch für das beschenkt werden, klare Regeln aufzustellen. Denn ohne Klarheit ist die Versuchung groß und Bestechung & Co. Nicht mehr weit.

  

Frohe & sichere Weihnachtszeit

Damit Sie und Ihre Mitarbeiter ein frohes Weihnachtsfest im Kreise ihrer Liebsten verbringen können und es im Neuen Jahr keine Überraschungen gibt: Es bietet sich an die letzten Tage zu nutzen, um aufzuräumen, auszumisten und Überflüssiges datenschutzkonform zu entsorgen. Denken Sie auch an die Sicherheit: Über die Feiertage sollten keine Unterlagen oder Dokumente offen herumliegen. Unternehmensdaten sollten gesichert und Backups erstellt werden und die Firmen Laptops, Smartphones und Tablets gesichert verwahrt werden. Sie haben es sich verdient: das Fest nach einen anstrengenden Jahr und die Auszeit.

Wir wünschen Ihnen eine frohe und schöne Vorweihnachtszeit!

Ihr Team von externer-datenschutzbeauftrager24.de

  

  

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